Vider sa boîte mail une perte de temps ?

10 Mai

Cette semaine à double pont arrive à point nommé pour vider votre boîte de réception surchargée par d’innombrables mails. Malgré le fait que vous ayez priorisé les plus urgents à traiter, il vous reste encore à trier ou à supprimer tous les autres. Pourtant la méthode « Inbox Zero » semblerait révolue. Qu’en est-il vraiment ?

Ce tri systématique ne serait que du temps perdu, qui permettrait à chacun d’entre nous de faire une pause dans son travail et de se rassurer, en comptabilisant une tâche effectuée qui pourtant, n’a pas d’incidence véritable sur le travail. Une forme de « procrastination structurée »: des micro-tâches, individuellement rapides à faire, mais qui sectionnent à leur tour notre concentration et qui mises bout à bout représentent un volume de temps considérable, selon Dan Ariely, psychologue et économiste comportemental à l’Université Duke.

Ce dernier a donc élaboré un système qui fait reposer la responsabilité que représente l’expéditeur sur l’expéditeur lui-même. À chaque message reçu, un message de réponse automatique est renvoyé, qui comporte une FAQ censée anticiper les réponses à la plupart des demandes qu’il reçoit habituellement, et qui explique que lui-même ne répondra pas à chaque e-mail. Dans le cas où l’expéditeur souhaiterait une réponse spécifique, Dan Ariely propose de faire une demande via un formulaire selon que la réponse peut attendre la fin du mois, de la semaine ou un jour, ou est véritablement urgente, auquel cas il recevra une notification dans l’instant.

Cette méthode va à contre-courant de celle de l’Inbox Zero, qui demande au receveur de traiter tous les e-mails rentrants, lui laissant le soin/la charge de déterminer s’ils sont pertinents ou non. Alors qu’ici il s’agit plutôt d’accepter le fait d’avoir des e-mails non lus et qui ne seront probablement jamais lus, tout comme l’auraient été des réponses tout aussi inutiles.

Avec la méthode d’Ariely, vous allez pouvoir dès à présent profiter de ces jours fériés avec l’esprit léger et les mails envolés… Bien sûr, cette méthode est à prendre avec précaution et à adapter selon votre type d’entreprise (privée ou publique), votre fonction et la déontologie liée à votre emploi !

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3 Réponses to “Vider sa boîte mail une perte de temps ?”

  1. Isis Latorre 10/05/2018 à 17:18 #

    Très intéressant ! Je n’ai personnellement pas adopté l’Inbox Zéro tel quel. Régulièrement, je fais une session « Désabonnement » des newsletters/emails que je n’ai jamais lus depuis que je les ai reçus, ou qui n’ont pas un intérêt très fort. Je me suis imposée de ne rester abonnée qu’à 6 newsletters. Et je songeais à pratiquer ce que je fais déjà avec ma garde-robe : s’il y a un nouvel entrant (nouvel habit ou nouvelle newsletter) alors un autre doit partir (donner un habit de ma garde-robe ou me désabonner d’une newsletter).

    Je n’ai personnellement pas le problème du trop d’emails auquel votre article fait référence. Moi il s’agit davantage des newsletters. Mais j’aime beaucoup le traitement proposé par Dan Ariely. Ca me fait penser à « Deep Work » de Cal Newport. Dans ce livre, il explique que, pour traiter les innombrables emails qu’il reçoit, il responsabilise l’envoyeur. Il indique les sujets/discussions/rencontres auxquels il porte intérêt, et se réserve le droit de ne pas répondre si la demande ne montre pas suffisamment l’intérêt que cela aurait pour lui.

    Il parle aussi du fait de limiter le nombre d’échanges avec une personne en étant le plus précis sur le processus d’échange. Comme préciser comment il compte procéder pour proposer une nouvelle version d’un document, et demandant de ne pas envoyer d’email de confirmation ou avec des versions intermédiaires.

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